Cet article est un 2 en 1 puisque vous allez découvrir pourquoi transformer votre société en Entreprise Agile et comment rendre votre Entreprise Agile. On entend parler d’entreprise agile de plus en plus fréquemment autour de nous… Comme ça, ça à l’air cool… Mais c’est quoi au juste ? Et surtout, pour quelles raisons de plus en plus d’entreprises adoptent-elles ce modèle de fonctionnement ?

Gestion de projet classique

Vous êtes peut-être habitué à la gestion de projet classique (de type Waterfall) utilisant un cycle en V :

  • Analyse des besoins du client ;
  • Rédaction d’un cahier des charges extrêmement précis où tout est prévu et méticuleusement spécifié, décrit et analysé (fonctionnalités, modalités de réalisation, choix techniques…) ;
  • Exécution du projet en suivant le cahier des charges à la lettre.

Une faille dans le système

A vrai dire, c’est une manière très rassurante d’aborder un projet puisqu’il semble que tout soit prévu et réglé d’avance. Le « hic », c’est que quoi qu’on fasse, une loi sournoise vient presque toujours jouer les « trouble-fête » !

« La phase la plus avancée de la théorie est… La Pratique ! ».

En gros, c’est à la fois la rigidité qu’induit cette façon de procéder et l’impossible ouverture aux découvertes imprévues qui ne manquent jamais de surgir en cours de route, qui rendent cette façon de faire fragile, mais pas du tout « agile ».

Le problème, c’est qu’une fois engagé dans la réalisation du projet en suivant l’implacable cahier des charges, impossible de s’en écarter. C’est le fameux effet « Tunnel » !

Du coup, le besoin d’un nouveau mode de fonctionnement s’est fait sentir dans le domaine du développement de logiciels notamment.

Extrême incertitude

Ce sont aussi les exigences particulières liées à la nature des startups qui ont permis l’émergence d’une nouvelle façon de gérer un projet. En effet, que feriez-vous dans un contexte d’extrême incertitude ?

Imaginez que vous êtes dans le noir et dans un lieu totalement inconnu ! Il est peu probable que vous vous mettiez à courir…

En revanche, vous allez commencer par tendre les bras devant vous et autour de vous avec prudence et vous allez tâtonner pour comprendre dans quel milieu vous vous trouvez et comment vous pouvez avancer sans vous casser la figure !

Ben voilà, c’est ça la philosophie agile… en gros !

Question de confiance

Vous allez également devoir faire cette « exploration » à plusieurs. Alors, pour reprendre mon exemple, si vous êtes à plusieurs dans le noir sans connaitre vos comparses, un problème de taille se pose : est-ce que je peux réellement faire confiance à mes compagnons pour me transmettre des infos correctes et honnêtes ? Ou est-ce que l’un d’eux va m’utiliser pour avancer sur un terrain miné ou même comme bouclier humain ou je ne sais quoi d’autre ? Les choses se corsent !

Et là, vous comprenez en un clin d’œil qu’il est hors de question de se lancer dans une telle aventure avant d’être sûr que vos partenaires soient réellement des frères… et aussi des sœurs si possible.

De l’intelligence collective et des femmes

En effet, Émile Servan-Schreiber, Docteur en psychologie cognitive et ingénieur en intelligence artificielle, nous aussi apprend dans son ouvrage Supercollectif que 30% de femmes dans un groupe augmentent sensiblement son potentiel de réussite.

De plus, il y montre que la diversité nous rend plus intelligents – c’est bien pour cela qu’on va le faire à plusieurs – et que l’intelligence collective rend nos entreprises plus performantes ! On prend note.

On s’organise

Primo, vous allez constituer des équipes pluridisciplinaires qui accueillent le chef de projet, le coordinateur rebaptisé « coach agile », le(s) concepteur(s), le(s) développeur(s), le(s) designer(s), le responsable marketing et… le(s) client(s) qui collabore(nt).

Secundo, vous allez considérer ce que j’appelle « l’incertitude opportuniste » comme partie intégrante du produit.

Explications :

Changement de paradigme

Cette approche peut paraître effrayante au départ, puisqu’on admet qu’on ne sait pas trop où l’on va, ni comment cela pourrait fonctionner.

On ne fait pas de plan précis et très élaboré puisqu’on sait qu’on ne dispose pas au départ de toutes les composantes nécessaires. On s’appuie seulement sur la conviction qu’on va les découvrir au fur et à mesure de la progression du développement, de manière extrêmement concrète et opportuniste.

On profitera effectivement de ce qui se présente pour se délester des idées stériles autant que pour s’emparer des opportunités impossibles à prévoir avant d’avoir suffisamment avancé dans le développement.

Si pour certains, ce fonctionnement peut paraître super aléatoire, pour ceux qui ont déjà l’expérience de la mise en place d’un projet complexe, cette approche correspond beaucoup plus à la réalité de terrain vécue au quotidien.

Précisons qu’à la différence de l’approche classique, vous n’allez plus mettre le projet au centre, mais la réalisation elle-même. Tout simplement pour la raison que ce qui va naître et prendre corps peut se révéler très différent de ce qui avait été imaginé au départ !

Avancer dans la bonne direction

Tertio : Interdit de parcourir des kilomètres et des kilomètres sans être sûr qu’on avance dans la bonne direction !!!

Le risque est trop grand de faire travailler une équipe entière pendant un an sur un produit qui ne plaira pas ! Vous y perdriez beaucoup d’argent, beaucoup de temps et surtout votre capital le plus précieux : la confiance et l’enthousiasme de votre équipe, de vos partenaires, des investisseurs, de vos clients et… de vous-même.

Rien n’est plus démotivant et plus frustrant que la déception et l’échec pur et dur !

Méthodologie en 7 étapes

S’ensuit une question incontournable : comment être sûr qu’on avance dans la bonne direction ? La réponse est assez décevante : en fait, on n’est jamais sûr qu’on est sur le bon chemin. C’est un fait !

Ok, mais on fait comment alors ?

Eh bien,

  1. Vous allez faire quelques pas, deux à quatre semaines de travail grand maximum. Deux, c’est bien 😉
  2. Vous allez mesurer le résultat ;
  3. Vous allez en tirer les enseignements, qu’ils soient positifs ou négatifs ;
  4. Vous ne manquerez pas de prendre conscience que certaines idées qui semblaient formidables au départ n’apportent pas grand-chose et qu’en revanche, des possibilités insoupçonnées apportent beaucoup de valeur au projet ;
  5. Vous allez réajuster juste ce qu’il faut… ;
  6. …Et repartir pour quelques pas de plus. Deux semaines, on a dit ;
  7. Et vous allez répéter cette séquence jusqu’à l’achèvement et l’aboutissement du projet.

C’est ce que le brillant Éric Ries appelle le cycle « Produire – Mesurer – Apprendre » dans son approche Lean Startup.

Une méthode agile fournit donc un cadre de gestion de projet dans lequel on trouve :

  • Une équipe pluridisciplinaire avec des rôles précis ;
  • Des réunions avec une communication efficace ;
  • Des artefacts ; les imprévus bons ou nuisibles ;
  • Des règles de gestion ;
  • Et un cycle itératif de développement.

Le cadre de travail est simple, transparent et pragmatique. Pour résumer simplement, on définit le contenu d’une itération en termes de fonctionnalités qui sont développées, puis validées à l’issue de la période courte impartie (deux semaines).

Un bilan de la version ainsi réalisée est effectué en présence de l’équipe au grand complet avant de continuer vers l’itération suivante.

Comment rendre votre entreprise agile ?

Passons de la discussion à la Pratique et à l’aspect plus concret de la transformation de votre société en Entreprise Agile.

Revoyez vos priorités

Vous devez repenser le but principal de votre entreprise qui n’est plus ni la croissance ni le profit, mais la satisfaction du ou des clients autant que celle de vos employés à tous les échelons.

Votre levier principal pour générer du profit est la satisfaction des êtres humains qui interagissent dans et à l’extérieur de votre organisation…

On prend une respiration profonde et on expire lentement, car ce n’est que le début des changements…

Vous allez désormais privilégier les nouvelles fonctionnalités qui plaisent aux clients et qui répondent précisément à leurs demandes explicites ou implicites, conscientes ou inconscientes ! C’est l’objectif numéro 1 de toute l’équipe.

L’anticipation de cette satisfaction demeure un enjeu majeur.

Lâchez les freins

Vous devez vous attendre à de la réticence pour le moins, voire à de la résistance de la part de vos collaborateurs puisque les règles, la mentalité, les procédures autant que les repères connus vont voler en éclat.

Il se peut même qu’en tant que dirigeant ou chef d’entreprise, vous soyez vous-même déstabilisé tant ce nouveau mode de fonctionnement est éloigné du confort d’un contexte connu.

La philosophie de cette nouvelle approche entraîne un véritable changement culturel. L’humain est propulsé au centre des préoccupations en détrônant les outils au passage.

Rendre votre entreprise agile, vous amène à mettre en avant :

  • Les personnes et leur collaboration plutôt que des procédures et des outils ;
  • Des réalisations opérationnelles plutôt qu’une planification rigide ;
  • La participation des clients plutôt que des négociations de contrats ;
  • L’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un cahier des charges immuable.

Les nouveaux standards de l’entreprise agile deviennent :

  • La créativité alimentée par l’intelligence collective ;
  • L’adaptabilité, la capacité de passer d’une idée à une autre ;
  • La culture du changement avec une flexibilité naturelle ;
  • La réactivité à travers le passage à l’action immédiat.

Le management agile

Notez que toute la hiérarchie devra soutenir cette approche. La critique laissant la place à la stimulation et à l’incitation à l’amélioration continue dans le travail comme sur le plan personnel.

Les besoins des collaborateurs sont pris en compte, les compétences et les efforts (personnels ou collectifs) sont publiquement reconnus et formulés.

En tant que dirigeant, vous veillerez également à la formation régulière de chaque employé puisque des employés mieux formés sont plus compétents et produisent un travail de meilleure qualité à moindre coût.

Enfin, la communication sera encouragée et sollicitée à tous les niveaux afin de bien mettre les besoins de la société en phase avec ceux de ses employés et de ses clients.

Le secret de la réussite réside dans la capacité de travailler ensemble et de gommer l’autorité pyramidale au profit d’une circulation fluide de l’information. Les cadres descendent dans les ateliers et les problèmes se règlent sur le terrain en présence de tous les employés impliqués. Les solutions sont élaborées et adoptées en commun ce qui en facilite la compréhension autant que l’acceptation si des contraintes viennent s’ajouter.

Il est facile d’imaginer que ce mode de fonctionnement va induire de la motivation et de l’implication de chacun dans son travail à travers des objectifs clairs dont chacun saisit le sens.

Un aspect essentiel est aussi le fait que tous les salariés doivent tirer dans le même sens qui est donné par la vision globale du projet ou de l’entreprise elle-même.

L’autonomie des équipes

Qui dit agilité dit autonomie. Il est évident que les équipes doivent bénéficier de la confiance des dirigeants qui devront leur accorder en échange toute l’autonomie nécessaire.

Le but est de favoriser les initiatives et la créativité autant que d’accélérer le cycle « produire – mesurer – apprendre ». Et par conséquent, le gain de productivité.

La fonction des managers se modifie pour s’orienter plus vers l’aide et le soutien que vers le contrôle et l’autorité. C’est un facilitateur à l’écoute, qui veillera à la cohésion des équipes ainsi qu’à leur capacité à se remettre en question.

Conclusion

Une bonne définition de l’entreprise à succès où il fait bon de travailler pourrait bien être une entreprise agile, c’est-à-dire une entreprise où chacun trouve du sens dans son travail au sein d’une organisation compétitive et prospère.

Une société qui relève le défi de l’adaptabilité, de la culture du changement et du travail collaboratif.

Une entreprise sachant tirer profit de l’intelligence collective pour offrir des produits ou des services de qualité qui répondent parfaitement à la demande de ses clients pour leur plus grande satisfaction qui fait aussi la fierté d’employés heureux et reconnus.

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